ONDERSTEUNING VOOR ZORGORGANISATIES
Compliance & bedrijfsvoering in de zorg
Een werkbare administratieve organisatie maakt duidelijk wie gegevens vastlegt, wie controleert en hoe bevindingen worden opgevolgd. AroundZorg ondersteunt zorgaanbieders bij compliance en financiële bedrijfsvoering door processen, verantwoordelijkheden en dossieropbouw met elkaar te verbinden. Het vertrekpunt is de manier waarop uw organisatie werkelijk werkt.
Bespreek uw situatie
VANUIT UW PRAKTIJK
Wanneer speelt dit?
Processen kunnen op papier duidelijk lijken, terwijl de uitvoering afhankelijk is van losse afspraken. Juist bij groei, afwezigheid of een verantwoordingsvraag wordt zichtbaar waar verantwoordelijkheden en controles onvoldoende zijn vastgelegd.
Een controle heeft geen vaste eigenaar
Medewerkers gaan ervan uit dat een ander een aansluiting of document beoordeelt. Het blijft onduidelijk wie vaststelt dat informatie compleet is.
Kennis zit vooral bij personen
De werkwijze is bekend bij ervaren medewerkers, maar nauwelijks beschreven. Bij overdracht ontstaat onzekerheid over controles, dossiers en terugkerende verplichtingen.
Bevindingen leiden niet tot vervolgacties
Afwijkingen worden wel besproken, maar acties hebben geen duidelijke verantwoordelijke of terugkoppeling. Dezelfde vragen keren daardoor bij een volgende afsluiting terug.
CONCRETE WERKZAAMHEDEN
Waarmee ondersteunen wij?
Praktische inrichting en ondersteuning bij de uitvoering
AroundZorg kan processen inventariseren, beschrijvingen en controleoverzichten opstellen en afgesproken administratieve controles uitvoeren. We kunnen uw medewerkers ook begeleiden bij de invoering en opvolging. Bestuur en management blijven betrokken bij keuzes, verantwoordelijkheden en besluiten. De ondersteuning is geen garantie dat een organisatie aan iedere verplichting voldoet; waar een specialistische beoordeling nodig is, wordt die onderscheiden van onze administratieve en financiële werkzaamheden.
Administratieve organisatie
In kaart brengen hoe gegevens ontstaan, worden verwerkt en worden gebruikt voor financiële rapportage en verantwoording.
Rollen en verantwoordelijkheden
Vastleggen wie informatie aanlevert, verwerkt, beoordeelt en opvolgt, passend bij de omvang van uw organisatie.
Procesbeschrijvingen
Werkbare beschrijvingen maken van terugkerende administratieve processen en de overdrachten tussen medewerkers of externe partijen.
Interne controle
Controlepunten en aansluitingen organiseren, met aandacht voor documentatie van de uitvoering en geconstateerde verschillen.
Financiële beheersing
Afspraken over financiële informatie, afsluiting en beoordeling verbinden met rapportages aan bestuur of management.
Dossieropbouw
Onderbouwingen en relevante documenten logisch ordenen, zodat bedragen, controles en besluiten beter navolgbaar zijn.
Verantwoordingsverplichtingen
De administratieve voorbereiding van toepasselijke verplichtingen in een overzicht plaatsen en verantwoordelijkheden voor aanlevering afspreken.
Bevindingen opvolgen
Acties, verantwoordelijken en terugkoppelmomenten vastleggen en ondersteunen bij het administratief volgen van de voortgang.
Samenhang met HRM en administratie
Financiële processen verbinden met personeelsmutaties, salarisgegevens en de informatie die vanuit de zorgadministratie wordt aangeleverd.
MEERDERE DISCIPLINES, ÉÉN SAMENWERKING
Hoe dit samenhangt met uw bedrijfsvoering
Een procesbeschrijving heeft vooral waarde wanneer zij aansluit op de dagelijkse administratie. Dezelfde werkafspraken moeten terugkomen in gegevensaanlevering, salarisverwerking, financiële controle en verantwoording. AroundZorg kan die verbinding maken en helpen bepalen welke controles uitvoerbaar zijn. Bevindingen uit het werk worden vervolgens gebruikt om afspraken te verduidelijken of de inrichting aan te passen.
- Processen inventariseren
- Rollen vastleggen
- Werkafspraken
- Administratieve uitvoering
- Interne controle
- Bevindingen opvolgen
- Rapportage & verantwoording
Deze disciplines kunnen hierbij aansluiten:
HERKENBAAR UIT DE PRAKTIJK
Van terugkerende bevinding naar een duidelijke werkafspraak
Illustratieve praktijksituatie; geen specifieke klantcase.
De situatie
Bij iedere periodeafsluiting blijkt een zorgorganisatie dezelfde informatie te missen. De boekhouding vraagt stukken op, HRM verwijst naar de salarisverwerking en de verantwoordelijke medewerker denkt dat de controle elders plaatsvindt. Er is geen gezamenlijke afspraak over de overdracht.
De ondersteuning
AroundZorg kan de informatiestroom met de betrokken medewerkers doorlopen. We leggen vast wie gegevens aanlevert, wie controleert en wanneer ontbrekende informatie wordt teruggekoppeld. De controle krijgt een plek in het dossier en bevindingen worden gekoppeld aan concrete vervolgacties. Een volgende afsluiting laat zien of de werkwijze voldoende duidelijk is.
Het doel
Minder onduidelijkheid in de uitvoering en beter navolgbare controles. Het bestuur kan zien welke punten aandacht vragen en hoe de organisatie de opvolging heeft georganiseerd, zonder afhankelijk te zijn van alleen mondelinge afspraken.
SAMEN DE VOLGENDE STAP ZETTEN
Bespreek uw processen en interne controle
Welke afspraken zijn duidelijk en waar blijft opvolging liggen? We bekijken hoe administratieve organisatie en financiële beheersing praktisch kunnen worden versterkt.
Plan een kennismaking